Sygnaliści
Zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów
Informacja dotycząca zasad zgłoszenia zewnętrznego w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Warszawie (zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty) podstawa prawna: art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.2024 poz. 928), zwana dalej „ustawą o ochronie sygnalistów”
Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny przyjmuje zgłoszenia, które dotyczą dziedzin będących w jego właściwości. Zgłoszenia dotyczące innych obszarów, przesłane zostaną do właściwego organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich
1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:
1) pisemnie:
- na adres poczty elektronicznej – zgloszeniazewnetrzne@wif.waw.pl;
- pocztą na adres: Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Warszawie,
Floriańska 10, 03-707 Warszawa, z dopiskiem „Do rąk własnych Zespół
do spraw naruszeń”.
2) ustnie w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Warszawie, ul. Floriańska 10, 03-707 Warszawa podczas spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w tym zakresie. Wniosek wnosi się na adres poczty elektronicznej: zgloszeniazewnetrzne@wif.waw.pl
Zgłoszenia można dokonać za pomocą formularza zgłoszenia zewnętrznego. Podane kanały komunikacji gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji.
2.Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
3.Aby zgłoszenie mogło zostać skutecznie rozpatrzone, wymagane jest aby zgłaszający wskazał swoje dane kontaktowe. Pozwala to na prawidłowe przeprowadzenie postępowania, w tym skontaktowanie się z osobą zgłaszającą w celu uzyskania dodatkowych informacji.
4.Warunkiem objęcia sygnalisty ochroną jest spełnienie poniższych przesłanek:
1)zgłaszający jest osobą fizyczną;
2)zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
3)informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów
Ustawę o ochronie sygnalistów stosuje się także do osoby fizycznej w przypadku zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą uzyskanego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, lub już po ich ustaniu.
5.Przyznanie ochrony sygnaliście następuje od momentu dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Oznacza to, że przyznana ochrona nie ma charakteru bezwarunkowego i nie obejmie osób, które świadomie przekazały bądź też ujawniły fałszywe informacje. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
6.Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe. Nie mogą być też podejmowane próby lub groźby zastosowania takich działań.
Działanie odwetowe to każde działanie, które ma na celu zaszkodzenie osobie, która zgłosiła naruszenie prawa lub ujawniła nieprawidłowości. Aby uznać dane zachowanie za odwet, musi być ono motywowane tym zgłoszeniem lub ujawnieniem. Także groźba lub próba podjęcia takich działań może być traktowana jako odwet. W sytuacji, gdy dochodzi do niekorzystnych działań wobec sygnalisty, to pracodawca ma obowiązek wykazać, że te działania nie miały na celu odwetu za dokonane zgłoszenie lub ujawnienie publiczne.
Ustawa o ochronie sygnalistów wymienia przykłady zachowań, które mogą zostać uznane za działania odwetowe, a są to m.in.:
- odmowa nawiązania stosunku pracy,
- obniżenie wynagrodzenia za pracę,
- wstrzymanie awansu,
- pominięcie przy awansowaniu,
- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej,
- mobbing
- dyskryminacja
Zgodnie z art. 14 ustawy o sygnalistach, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
7.Zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego
8.Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Warszawie reguluje Zarządzenie Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Warszawie.
9.Po przyjęciu zgłoszenia podejmowane są działania następcze, w tym postępowanie wyjaśniające w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
10.Informacja zwrotna tj. przekazana zgłaszającemu informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych wraz z uzasadnieniem ich podjęcia nastąpi w terminie nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach przekazuje się zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym zgłaszającego przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Zgłaszający zostaje poinformowany także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Odstępuje się od przekazywania informacji zgłaszającemu jedynie w przypadku, gdy zgłaszający nie podał danych do kontaktu.
11.Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny zapewnia, że każde zgłoszenie traktowane jest poufnie a dane sygnalisty są chronione. Ta ochrona dotyczy również informacji, które mogłyby pośrednio lub bezpośrednio ujawnić tożsamość sygnalisty. W celu zachowania poufności:
1)dostęp do zgłoszenia oraz dokumentów związanych z tym zgłoszeniem mają wyłącznie upoważnieni pracownicy;
2)dane dotyczące zgłaszającego są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie upoważnieni pracownicy;
3)kontakt ze zgłaszającym mają wyłącznie upoważnieni pracownicy do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszenia prawa.
12.Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadach określonych w przepisach
8 ustawy o ochronie sygnalistów, co oznacza, że dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę.
Powyższej zasady nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Warszawie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
13.Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie.
Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady w tym zakresie przez osobiste spotkanie z osobą upoważnioną w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym po uprzednim ustaleniu terminu spotkania, poprzez korespondencję kierowaną na adres poczty elektronicznej: zgloszeniazewnetrzne@wif.waw.pl
14.Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53
Zarządzenie Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 23.12.2024r
Formularz zgłoszenia zewnętrznego 03.01.2025.pdf
Formularz zgłoszenia zewnętrznego 03.01.2025.doc
